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Come abbiamo aumentato la produttività aziendale partendo da zero 

Per potenziare la produttività aziendale è necessario ottimizzare i processi e avere, ovviamente, gli strumenti giusti: ecco la nostra esperienza.

Aumentare la produttività aziendale è la base del successo e della crescita di qualsiasi organizzazione. Non importa che sia nata ieri o che abbia centinaia di dipendenti: la produttività si traduce nell’utilizzo efficiente delle risorse e contribuisce a migliorare la competitività dell’azienda. Un’impresa più produttiva non solo ha un’ottima reputazione all’esterno, cosa di per sé sufficiente per acquisire e fidelizzare i clienti, ma migliora la propria marginalità e ha più risorse finanziarie da investire per competere con chi ha un’attività analoga. 

Produttività aziendale, la differenza tra piccole e grandi imprese.

Sotto il profilo della produttività, la differenza principale tra piccole e grandi imprese, o tra aziende appena nate e realtà consolidate, sta nella capacità di gestire e di attutire i colpi dell’inefficienza.  

Le grandi aziende possono sopportare un certo calo di produttività aziendale senza subire gravi conseguenze immediate. Hanno più tempo delle piccole realtà per indagare sulle cause, identificare strade risolutive e percorrerle, anche investendo in tecnologie avanzate e in ottimizzazione dei processi.  

In una piccola realtà, o in una startup, la produttività è sacra. I processi sono molto più agili, ci si mette meno a capire le cause dei problemi, ma anche un piccolo calo può avere un impatto significativo sui margini di profitto e sulla liquidità. L’agilità e la capacità di problem-solving diventano quindi essenziali per prosperare nel mercato. 

Come abbiamo aumentato la nostra produttività e l’efficienza.

La nostra esperienza pluridecennale può essere un esempio per tante aziende che muovono oggi i primi passi, sono mosse da entusiasmo e da grandi capacità ma che rischiano, come tutte, di cadere sotto i colpi dell’inefficienza.  

Ecco, la parola giusta è efficienza. Se si vuole aumentare la produttività aziendale complessiva, occorre aumentare l’efficienza, ovvero imparare a ottenere il risultato desiderato con il minor utilizzo possibile di tempo, che si traduce in costi. Basta una struttura da poche persone per dar vita a veri e propri processi, che però vengono spesso valutati per il risultato a cui giungono e non per il risultato sulla base del tempo e/o delle risorse utilizzate. Questo è l’errore che fanno quasi tutte le piccole realtà, e che all’epoca facevamo anche noi.  

Apparentemente, il processo funziona perché porta all’esito desiderato. Una piccola struttura non ha strumenti di Process Mining che, tramite apposite sonde, forniscono stime su come un processo potrebbe essere migliorato, e perciò credono che tutto stia funzionando a dovere. Il processo si cementifica nel tempo e diventa il modo usuale di operare; le persone, dal canto loro, hanno una naturale resistenza al cambiamento e ad uscire dalla zona di comfort, e così non mettono mai in discussione il processo, non pensano a come lo potrebbero migliorare. Questa situazione è pericolosissima perché da un lato non c’è nessun segnale preoccupante (non ci sono alert automatici che vengono inviati all’imprenditore o a un responsabile delle operations), ma in realtà l’azienda ha dei problemi di produttività che spesso diventano limiti di liquidità, con tutte le conseguenze del caso.  

Il primo consiglio che deriva dalla nostra esperienza e che ci sentiamo di dare a chi ha appena avviato, o sta per avviare, un’avventura imprenditoriale, è di valutare come le persone lavorano, come comunicano, come collaborano e come portano avanti i processi. Noi lo facciamo ciclicamente, perché ci siamo resi conto che rimanere fermi è un errore catastrofico. È quindi fondamentale coinvolgere costantemente il team nell’analisi del processo. Se l’azienda è piccola, non c’è bisogno di competenze ad hoc o di metodologie complesse come Six Sigma; a volte, basta una chiacchierata per capire che il processo ha delle lacune e che ci vuole poco per intervenire.  

Negli anni, ci siamo resi conto che spesso non c’è resistenza o pigrizia, ma semplicemente un modo consolidato di fare le cose che oggi sta (involontariamente) remando contro l’azienda. Per questo, riteniamo che la filosofia di cambiamento continuo – sia pur piccolo e controllato – sia essenziale per promuovere la produttività aziendale e vincere le sfide dei mercati.  

Una volta analizzato il processo, bisogna provare a ottimizzarlo. Ciò significa eseguirlo in modo diverso, modificando alcune fasi per renderle più fluide e veloci, oppure introdurre l’automazione, partendo ovviamente dalle aree più ripetitive. Per questo, c’è bisogno degli strumenti giusti.  

L’importanza di investire sugli strumenti giusti.

Cercare di migliorarsi ogni giorno, a livello individuale e collettivo, è il principale consiglio che diamo agli imprenditori di buona volontà. Ma ci siamo anche resi conto che la produttività è nulla senza gli strumenti giusti, e anche qui possiamo fornire degli spunti derivanti dalla nostra esperienza.  

Nessuna azienda vuole sprecare le sue risorse. Qualsiasi investimento faccia, magari su un software o un’infrastruttura, deve avere un ritorno (ROI) in un certo periodo di tempo. Quando il ROI non è chiaro, palese, limpido ed evidente, molte imprese non investono e cercano semplicemente di ottimizzare quello che hanno a costo zero, o quasi.  

L’impiego dei fogli di calcolo nei processi amministrativi, finanziari e logistici è un caso interessante: quando un’azienda nasce, può gestire manualmente la fatturazione, gli ordini, i preventivi e anche (per esempio) la composizione del magazzino. Ma un’avventura imprenditoriale è fatta per crescere e a un certo punto gli strumenti che usa non sono più sufficienti per garantire efficienza.  

A quel punto l’errore, molto comune, sta nel voler spingere quello che si ha oltre le sue possibilità: ci sono aziende, anche medie e grandi, che gestiscono su foglio di calcolo standard decine di progetti complessi o flussi produttivi e logistici articolati. Spesso, non si rendono conto che l’acquisto di un tool ad hoc non si limita a “migliorare” la produttività, ma ha un effetto esponenziale su di essa.  

Con gli strumenti giusti, siamo riusciti a potenzialre la nostra produttività. D’altronde, viviamo nell’era della digitalizzazione e dell’automazione: qualsiasi processo aziendale, da quelli di business a quelli amministrativi e IT, hanno tool ottimizzati a supporto; bisogna aver voglia, tempo e competenze per cercarli.  

Un altro motivo per scegliere (bene) il proprio MSP.

Per quanto riguarda i tool, ci sentiamo ovviamente fortunati. Lavoriamo infatti nel mondo digitale, e la ricerca di nuovi strumenti e soluzioni fa parte del nostro lavoro. Come si è visto, tuttavia, il cambiamento (digitale) continuo è un onere che ricade su tutte le aziende, che non sempre hanno le competenze e la capacità di farlo e quindi si rivolgono ad appositi consulenti.  

In qualità di MSP, usiamo ogni giorno decine di tool per monitorare le infrastrutture dei nostri Clienti, per gestirle e renderle sicure e affidabili. Ci riteniamo un interlocutore adatto a seguire le evoluzioni del mercato e ad accompagnare le aziende verso l’ottimizzazione dei processi e della produttività: perché ci siamo passati anche noi (e ci passiamo ogni giorno) e perché l’evoluzione tecnologica è il pilastro su cui costruiamo il nostro presente e futuro.  

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