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N-Tech

Come migliorare la comunicazione in azienda grazie alla tecnologia: la nostra storia 

N-Tech è nata nel 2003 con l’obiettivo di accompagnare le aziende nel percorso di trasformazione e di evoluzione digitale. Lo scopo è lo stesso di oggi, ma l’evoluzione della tecnologia sottostante è stata immensa e, soprattutto negli ultimi anni, ha avuto un’accelerazione straordinaria.  

Potremmo parlare dell’evoluzione dei dispositivi di lavoro nell’ultimo ventennio, delle infrastrutture di computing, storage e di rete, dell’avvento del cloud e della modernizzazione applicativa, ma in questa sede vogliamo parlare di come migliorare la comunicazione in azienda con la tecnologia. O meglio, di come abbiamo migliorato i flussi di comunicazione dal 2003 a oggi, quali le prospettive presenti e future e, soprattutto, che risultati abbiamo ottenuto. 

Come migliorare la comunicazione: tra palmari e centralini VoIP 

Negli ultimi 20 anni, l’evoluzione degli strumenti di comunicazione è stata vorticosa. La comunicazione cellulare esisteva anche all’epoca, ma il telefono fisso da scrivania, con tanto di numero interno accessibile solo in ufficio, era la norma. Lo smartphone, quanto meno in una veste contemporanea, non esisteva ancora, e al suo posto iniziavano a diffondersi dei piccoli PC portatili (i palmari) che, via GPRS, permettevano l’accesso all’email in mobilità; per intenderci, erano gli anni d’oro del Blackberry.  

I canali di comunicazione erano 3: il telefono fisso (con interno aziendale), il cellulare e l’email. A differenza delle soluzioni moderne, e fatta eccezione per la deviazione di chiamata (che non tutti i centralini adottavano), i tre canali erano del tutto indipendenti tra di loro. Anche a livello di gestione: l’azienda doveva fare aggiornamenti e manutenzioni a ognuno di essi.  

La prima mossa che ci permise di migliorare la comunicazione tra di noi e con i nostri clienti fu l’avvento dei centralini VoIP, che adottammo ben prima degli altri. All’epoca eravamo in pochi in azienda, e l’ipotesi di rispondere al numero interno con il proprio cellulare era determinante per la nostra produttività, perché ci permetteva di lavorare ovunque senza vincoli di luogo. In senso lato, possiamo dire di aver sempre adottato lo smart working.  

Nell’ottica di come migliorare la comunicazione aziendale, oggi è stato fatto un ulteriore passo avanti in termini di scalabilità, performance, resilienza e flessibilità grazie ai centralini in cloud. Tuttavia, il vantaggio di comunicare ovunque ci si trovi (con un numero aziendale) è il vero obiettivo da perseguire, con o senza cloud. A 2024 inoltrato, ci sono ancora aziende che acquistano e distribuiscono SIM (e, spesso, anche smartphone) ai propri dipendenti in smart working, perché magari non sanno che lo stesso risultato si può ottenere con uno sforzo economico più contenuto.  

Il passaggio successivo: la comunicazione unificata

A volte c’è bisogno di un evento radicale per cambiare il modo con cui si fanno le cose. Se pensiamo al modo di comunicare nella nostra azienda, questo evento è stato senza dubbio il Covid: adottavamo strumenti Microsoft di collaboration da prima del 2020, ma il Covid ci ha messo di fronte alla necessità di sfruttarne al massimo le potenzialità, dimostrando che si potesse fare squadra, produrre e collaborare anche senza un contatto fisico costante, senza una relazione diretta con lo spazio (l’ufficio).  

Il covid ha modificato non soltanto i modelli di comunicazione all’interno dei nostri team, che sono stati organizzati in modo coerente alla funzione aziendale e formati al fine di sfruttare al massimo lo strumento, ma anche nei confronti dei nostri clienti e dei partner. In quanto MSP, la stragrande maggioranza dei nostri servizi viene erogata da remoto, e la comunicazione ha seguito il medesimo binario; all’inizio in modo forzato dagli eventi, poi con un corretto mix di relazione virtuale e in presenza, così da ottimizzare efficacia ed efficienza. Tutte le nostre squadre collaborano in Microsoft Teams, non sono più vincolate alla postazione fisica pur mantenendo il proprio numero interno e possono svolgere i loro task ovunque, con professionalità e rapidità.  

I benefici? Certamente la possibilità di adottare modelli di lavoro agili è fondamentale. Non solo per noi, ma per essere attraenti sul mercato: un’azienda vincolata a modelli di comunicazione (e di lavoro) tradizionali non ha capacità di attrazione nei confronti dei giovani talenti. C’è poi sicuramente un beneficio di produttività, ma anche di quello che si definisce engagement: le persone non sempre lavorano fianco a fianco, eppure questo modello di comunicazione ibrido fa sì che si sentano vicine, parti di un progetto che le accomuna. A ulteriore beneficio della produttività.  

I nostri consigli per i neoimprenditori 

Ad un’azienda che inizia oggi, non possiamo che consigliare una soluzione di comunicazione unificata, tenendo però conto che – come spesso accade – è la strategia a monte a fare la differenza. Non basta avere uno strumento capace di altissime performance, ma bisogna organizzarlo, definire i team, i ruoli, come usare lo strumento ed eventualmente intervenire nel caso di resistenza o tentativo di usare strumenti diversi da quelli autorizzati dall’IT. Da quando si lavora in modalità smart, il fenomeno dello shadow IT è in accelerazione e non risparmia il mondo della comunicazione. 

Lo stesso Microsoft Teams, così intuitivo nelle funzionalità basilari, ha potenzialità enormi che spesso vengono sfruttate in minima parte. In Teams non si organizzano unicamente video-call o chat – appunto – di team, ma si portano avanti processi in forma collaborativa, si possono creare automazioni e applicazioni che aiutano ogni singola persona nei suoi task quotidiani. Ottimizzane l’impiego aiuta a comunicare, ma anche a lavorare e – in senso lato – a vivere meglio.  

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